Контакты

Outlook предлагает множество инструментов управления большим списком контактов – записей, содержащих информацию о ваших знакомых и коллегах.

Чтобы добавить новый контакт, выполните следующие шаги. | Запустите Outlook. | Выберите в панели ярлыков Outlook значок Контакты (Contacts). | В панели инструментов щелкните на кнопке Создать. Откроется окно бланка контакта, показанное на рис. 20.1. Оно имеет пять вкладок: | Общие (General) –

Со временем у людей меняются адреса и телефоны, а иногда вы просто узнаете дополнительную информацию, которую следует добавить в контакт. Во всех таких случаях приходится редактировать контакты. Чтобы изменить контакт, отыщите его в папке.

Кроме одиночных контактов в папке можно размещать списки рассылки, которые являются группами контактов. Предположим, у вас есть четыре заместителя и большинство директив приходится рассылать всем четырем.

Записанный контакт с данными о человеке или организации позволяет существенно экономить время.

Не всегда можно лично встретиться с человеком. Многие документы приходится пересылать по электронной почте. Это упражнение научит вас отправлять текст, набранный в Word, по адресу, записанному в папке контактов. В подобных ситуациях удобнее всего воспользоваться мастером писем.

Дневник может хранить не только записи о работе с теми или иными приложениями Office. Вы можете самостоятельно заносить сообщения в дневник, сохраняя хронологию определенных событий.

Вы помните, что в начале занятия при создании контактов вы заносили в них номера телефонов людей. Если в компьютере установлен модем, подключенный к телефонной линии, наличие этой информации позволяет автоматически набирать номер телефона человека, с которым вы хотите связаться.

Чтобы попрактиковаться в работе с контактами и закрепить навыки, полученные на этом занятии, выполните самостоятельно следующие шаги. | Добавьте в список контактов имена, адреса и телефоны своих родных, друзей и знакомых. | Назначьте всем этим контактам категорию Личные данные (Реrsоnal).