Номенклатура дел

Для обеспечения правильной систематизации документов в организации должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел – "систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке"¹.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий. Номенклатуру дел составляет работник службы ДОУ с привлечением специалистов структурных подразделений.

Формуляр номенклатуры дел:

постоянные реквизиты "единого" бланка:
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- наименование вида документа (08) (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ);
переменные реквизиты "единого" бланка:
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- место составления или издания документа (12);
- заголовок (17);
- текст (19);
- подпись составителя (21);
- гриф согласования (22)²;
- гриф утверждения (15).

В заголовке номенклатуры дел указывают "на_____год". Например :

Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф.

Индекс дела	Заголовок дела (тома,части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и №статей по перечню⁶	Примечание
1	2	3	4	5

Содержательная часть текста номенклатуры дел группируется по разделам.

Названиями разделов являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности фирмы. Названия разделов нумеруются парами арабских цифр и указываются в графе 2. Например:

01. Дирекция
02. Бухгалтерия и т.д.

В графе 1 номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать порядковый номер раздела и порядковый номер заголовка дела в пределах этого раздела. Например: 01-05.

В графе 2 указывают заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри раздела определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки организационных документов, далее – распорядительных и справочно-информационных (планы, отчеты, акты, справки и т.д.) в порядке убывания сроков хранения. При составлении заголовков необходимо учитывать следующее:

заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, формируемых в данном деле;
заголовки типа "Общая переписка", "Материалы разные" и т.п. не допускаются.