Документы справочно-информационные. Составление и оформление писем.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:

  • постоянные реквизиты бланка письма:
    • эмблема (03);
    • наименование организации (06);
    • справочные данные (07);
    • код ОКПО (04);
  • переменные реквизиты бланка письма:
    • дата (09);
    • регистрационный номер (10);
    • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11)6;
    • адресат (14)7;
    • заголовок (17);
    • текст (19);
    • отметка о наличии приложения (20)8;
    • подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций (21);
    • печать (24)9;
    • отметка об исполнителе (26)10.

Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос "о чем?". Например:

Об аренде автомобиля

или

О вывозе мусора

или

Об обучении сотрудника

или

О размещении рекламы

Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас…. Далее по смыслу – "оказать услугу" (однократное оплаченное действие, не оформленное договором). Слов "оказать услугу" в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например:

Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала.

В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07) или нет.

Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:

Оплату гарантируем с р/с…

или

Оплату гарантируем. Наш р/с…

или

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…

Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.

Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.

Пример оформления гарантийного письма приведен в Приложении.